ترفند های خاص
توسط سایتال
1396/05/15
- گرم و صمیمی سلام کنید، نه مانند ربات: درست است که متن تلفن گویا صدایی ضبط شده است، اما این دلیل نمی شود پیامتان سرد و بی روح باشد. هنگام ضبط متن تلفن گویا طوری صحبت کنید که انگار تماس گیرنده در ارتباط مستقیم با شماست.
- به تماس‌گیرندگان اطلاع دهید چه انتظاری از سیستم داشته باشند: این قانونی ساده است که در مورد هر اقدامی در زمینه مشتریان صدق می‌کند. خوشامدگویی گرمی بکنید و مختصر و مفید توضیح دهید که سیستمتان قادر است چه خدماتی به تماس‌گیرنده بدهد.
- گزینه صحبت با یک اپراتور زنده را از تماس‌گیرندگان دریغ نکنید: سیستم تلفن گویای شما هر قدر هم که برای مشتریان مفید باشد، همیشه زمان‌هایی هست که مشتریان می‌خواهند و نیاز دارند با یک اپراتور زنده برای حل مشکلشان صحبت کنند. با خریداری بسته منشی مجازی می توانید یکی از داخلی های سیستم تلفن گویای خود را به صحبت با منشی اختصاص دهید تا تماس گیرنده احساس نکند شما او را مجبور به کار با سیستم تلفن گویا کرده اید.
- زمان انتظار تکمیل درخواست مشتری را اعلام کنید: اگر تماس را به اپراتور زنده منتقل می‌کنید، زمان حدودی انتظار و امکان بازگشت به سیستم تلفن گویا را به تماس‌گیرنده اطلاع دهید. با این کار به تماس گیرنده نشان می دهید برای وقت او ارزش قائلید.
- تماس‌گیرندگان را مجبور به تکرار اطلاعات نکنید: اگر می‌خواهید تماس‌گیرندگان ایمان بیاورند که سیستم تلفن گویای شما قادر به حل مشکلشان است و نمی خواهید گوشی را قطع کنند، به زمان آنها احترام بگذارید و وقتی تماس به منشی وصل می شود، پرسشهایی را که پیشتر به سیستم تلفن گویا پاسخ داده اند را تکرار نکنید.
- تلفن گویا را برای هر تماس‌گیرنده شخصی‌سازی کنید: وقتی تماس‌گیرنده بداند سیستم قادر به شناسایی هویت وی است، اشتیاق بیش‌تری برای ماندن در سیستم خواهد داشت و کمتر احساس می کند با یک سیستم بی روح طرف است.
- تماس‌گیرنده را در جریان قرار دهید: به خاطر داشته باشید که گفتگوی تلفن گویا باید به گفتگوی میان دو انسان زنده شبیه باشد. سیستم باید مکث‌های خود را با عباراتی همچون «با سپاس از اطلاعاتتان، اجازه دهید حسابتان را بررسی کنم» یا «در حال پیدا کردن مناسب‌ترین فرد برای رسیدگی به درخواست شما هستم» توضیح دهد تا تماس گیرنده در حالت بلاتکلیفی نماند. چون سریع تلفن را قطع خواهد کرد.
ما فهرستی از ویژگی‌های اصلی سیستم‌های تلفن گویای مشتری‌پسند را برای شروع کارتان تدارک دیده‌ایم، اما ساده‌ترین راه برای ارزیابی کارآمدی سیستم تلفن گویایتان این است که از تماس‌گیرندگانی که از آن استفاده می‌کنند نظرسنجی به عمل آورید و یک داخلی را به ثبت شکایات آنها اختصاص دهید.
